wtorek Marzec 22, 2016

LEKCJA 20. Jakie są metody organizacji czasu wspomagające Twoją efektywność?


Pamiętaj, że sama wiedza o tym, jakie są metody organizacji czasu czy świadomość ich istnienia nie jest wystarczająca, aby zwiększyć efektywność. Niezbędne jest działanie i zastosowanie ich w praktyce.

Po kolei o wybranych metodach organizacji czasu:

Lista zadań


1. Wypisz czynności

Codzienne listy zadań wpłyną na Twoją efektywność – zauważysz to niemal natychmiast. Sporządzaj takie listy w tradycyjnym kalendarzu, na kartce papieru, czy też wykorzystując do tego swojego smartfona. To nie ma większego znaczenia, liczy się Twoja wygoda. Ważne, żebyś na każdy dzień miał przygotowaną listę czynności do zrealizowania. Zadania wykonane możesz odhaczyć i przejść do kolejnych.

2. Oszacuj czas trwania każdego zadania

Szacuj czas wykonania każdej czynności – to także przyczyni się do poprawy Twojej efektywności. Z pewnością nie raz znalazłeś się w sytuacji, kiedy miałeś określony czas na wykonanie pewnego zadania. Załóżmy, że był to tydzień. Ty jednak nie rozplanowałeś pracy w czasie tych siedmiu dni, a zająłeś się nim w ostatnim dniu przed końcem terminu. Musiałeś się sprężyć, więc udało Ci się!

Istnieje nawet prawo odnoszące się do efektywności, które brzmi:

Zadanie będzie tyle trwało, ile przeznaczysz na jego realizację.

Metoda TRZOS


Nazwa metody nie jest przypadkiem, pochodzi od pierwszych liter następujących słów: termin, ramy czasowe, zaplanuj rezerwę, ogranicz liczbę spotkań, skontroluj.

Na czym polega omawiana metoda?

1. Terminy spotkań ustalaj w ramach czasowych

Ważne, żeby spotkania się nie zazębiały, a płynnie po sobie następowały. Jeżeli zaplanowałeś spotkanie na godz. 11.00 i wiesz, że spotkanie potrwa 45 minut, to nie planuj kolejnego na 11.45, zostaw 15 minut na ewentualne przesunięcia i krótki czas na przygotowanie się do kolejnego spotkania. Zaplanuj je na godz. 12.00.

2. Zaplanuj rezerwę

Zostaw sobie rezerwę w ciągu dnia, np. dwie godziny, kiedy będziesz mógł odpowiedzieć na maile, telefony. Nie będzie też kłopotu, kiedy zaistnieją sytuacje losowe związane z opóźnieniem jakiegoś spotkania itp.

3. Ogranicz liczbę spotkań

W pierwszej kolejności planuj spotkania najważniejsze. Zanim dojdzie do spotkania, przeanalizuj, czy ma ono sens i jaką przyniesie wartość Tobie. Pytaj o cel i temat spotkania, wówczas w 2 minuty możesz ocenić, czy warto poświęcać swój czas na owo spotkanie.

4. Skontroluj

Podczas planowania kontroluj czy umieściłeś spotkania we właściwych ramach czasowych, czy zaplanowałeś rezerwę oraz czy umawiasz się z odpowiednimi osobami w słusznych sprawach.

Metoda ABCD


Polega na przypisywaniu poszczególnym zadaniom rangi. Literą A oznaczasz zadania najistotniejsze, B – są to zadania mniej istotne, w grupie C znajdują się zadania najmniej ważne, podczas gdy do grupy D kwalifikujesz czynności zupełnie nieważne. Co to dla Ciebie oznacza? Najpierw wykonujesz zadania z oznaczeniem A, nie przechodzisz do zadań z grupy B, dopóki nie zakończysz wszystkich z grupy A. Do zadań z grupy C przechodzisz, kiedy zrealizujesz wszystkie z A oraz B, nie wcześniej. Co z grupą D? Nic. Są to zadania nieistotne, więc nie zaprzątaj sobie nimi głowy.

Jeśli masz do wykonania zadanie, które już na samą myśl o nim, wzbudza w Tobie niechęć, zrób je od razu! Nie zwlekaj, nadaj mu najwyższą rangę, a pozostała część dnia będzie lżejsza i przyjemniejsza.

Macierz Eisenhowera


Metoda ta charakteryzuje się podziałem zadań według dwóch zasadniczych kryteriów – istotności oraz pilności. W wyniku tego podziału następują cztery kategorie zadań:

  1. Pilne i ważne
  2. Pilne, ale nieważne
  3. Niepilne, ale ważne
  4. Niepilne i nieważne

Pilne i ważne są Twoim priorytetem. Zajmujesz się nimi od razu i osobiście, nie delegujesz ich. Pilne, ale nieważne – wymagają natychmiastowego ich wykonania, ale nie wymagają Twojego udziału, możesz je zlecać. Niepilne, ale ważne – to zadania strategiczne, co oznacza, że musisz się nimi zająć samodzielnie, ale nie musisz tego rozbić niezwłocznie. Ostatnią kategorię – niepilne i nieważne – pomijasz. Nie wymagają one żadnej Twojej reakcji, zatem wskazane jest, abyś zaniechał ich wykonywania.

To już ostatnia Lekcja z cyklu planowania celów oraz sztuki efektywności. Jeśli udało Cię dotrwać do końca – gratuluję!

Życzę Ci, aby zdobyta wiedza znalazła realne odzwierciedlenie w Twoim życiu! Niech przyniesie Ci wszelkie korzyści – nie tylko finansowe!